Александр Кварцхава
Внедрение ERP-систем
Цели и проблемы внедрения
Часто ли вы слышите словосочетание «ERP-система»? У всех на слуху такие термины: 1С: ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX ERP, Oracle ERP и т. д.

А знаете ли вы, что ERP — это не система вовсе, а методология, т. е. набор принципов?

Сайт Wikipedia предлагает следующее определение ERP:

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.
ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP.
Wikipedia
ERP-системы возникли для реализации стратегии в сфере информационных технологий. Необходимо понимать, что они вторичны по отношению к методологии.

Так же, в связи с данной темой, довольно часто можно встретить термин — Data-Driven Management — что означает принятие управленческих решений исключительно на основе проведения анализа имеющихся данных.

Например, рейтинг поставщиков формируется исходя из определенных критериев оценки, которые могут выглядеть так:

  • что доставляет,
  • как доставляет,
  • в какие сроки доставляет,
  • какой процент брака.

По каждому из критериев начисляются баллы, в соответствии с принятым стандартом в организации. Подобная система позволят, например, раз в полгода проводить аудит поставщиков и отказываться от тех из них, кто занял последние позиции рейтинга. Таким образом, принятие управленческого решения строится не на абстрактом опыте менеджера, а на математических расчетах.
История ERP-систем
История ERP-систем, вопреки всеобщему мнению, начиналась еще в 60-х годах, поскольку задача синхронизации ресурсов на крупных и серийных производственных предприятиях существовала уже тогда.

В 70-е годы существовали стандарты MRP, что, в общем и целом, можно назвать стандартами организации производства. Изначально проблема состояла в том, чтобы обеспечить движение материалов, то есть корректно организовать процессы производства, чтобы существующие планы позволяли понимать: сколько необходимо заказать материалов, на каких станках нужно производить и т.д.

Сначала это были просто системы организации движения материалов (MRP). Затем был этап MRPII — этап, когда к организации движения материалов, присоединились также станки, оборудование, первые промышленные роботы.

В 90-е годы (ERP) подключилось планирование финансовых ресурсов и смежные сферы производства.

В 2000-е года сформировалась та ERP-система, с которой мы взаимодействуем и по сей день.

На текущий момент есть попытки создать какие-то альтернативы, но на практике, в крупных компаниях, они приживаются хуже, чем классические ERP системы.

Ниже схематично представлены модели развития ERP-систем.

Модели развития ERP-систем

Важно понимать, что стандарты, меняющиеся от десятилетия к десятилетию, друг друга не отменяли, а дополняли. То есть со временем система все больше и больше походила на современную цифровую модель.
Функциональные возможности системы 1C:ERP
Мы рассмотрим 1C: ERP как самую популярную и часто встречающуюся на сегодняшний день систему.

Официальный пресс-релиз состоялся 30 декабря 2013 года, когда фирма 1С официально выпустила в продажу новое решение «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

В связи с тем, что программная платформа 1С максимально распространена в РФ и рынок специалистов 1С довольно широкий, 1С: ERP позволяет значительно проще собирать проектные команды, по сравнению с SAP.
А стоимость лицензий на данный момент на порядок ниже, чем у конкурентов.

Функциональные возможности системы ERP в целом и, 1С: ERP в частности, весьма велики. Она включает в себя:

  • Управление производством.
  • Управление запасами и расчет себестоимости.
  • Мониторинг и анализ показателей деятельности.
  • Регламентированный учет.
  • Управление персоналом и расчет заработной платы.
  • Управление взаимоотношениями с клиентами.
  • Управление закупками.
  • Управление продажами.
  • Управление финансами и бюджетирование.
  • Управление складами и запасами.
  • Организация ремонта.
  • Совместное использование с «1С:Документооборот 8».

Важно понимать, что это ERP — сложная система, имеющая между своими компонентами огромное количество связей, и, если мы их не учитываем, то все возникающие проблемы ложатся на плечи сотрудников компании.

Если мы не относимся должным образом к системе управления запасами, то, когда наступает время закрытия периода, формирования финансового результата, мы сталкиваемся с тем, что период не закрывается. Следовательно, мы не можем получить финансовый результат. Объяснить финансовому директору, что это вина не ИТ службы, практически невозможно.


Возможности 1С:ERP

Мифы, связанные с ERP-системами
Давайте разберем мифы, которые являются причиной большинства проблем при работе с ERP-системами.

1. Покупка лицензий равна внедрению ПО в работу компании

Очень многие топ-менеджеры считают, что стоимость лицензии — это все затраты на ERP-систему. И зачастую для них становится шоком, что, по факту, они еще даже не начали нести затраты.

2. Стоимость внедрения включает в себя затраты на сопровождение

Люди, осознавшие, что проект внедрения это несоизмеримо большая сумма, чем покупка лицензии, после первого же проекта с ужасом понимают, что все это нужно сопровождать: поддерживать, обновлять, и обходиться половинкой внешнего 1С специалиста и штатным junior-сисадмином не получится.

3. Затраты на эксплуатацию со стороны других служб (не ИТ) равны нулю

Допустим, раньше закупка — это был 1−2 документа в «1С:Бухгалтерии». Если мы внедряем ERP систему, то количество подобных документов возрастет до 6−8, в зависимости от настроек учета в ERP. Все эти документы будут создавать не сотрудники ИТ службы, а специалисты отдела закупок, склада и другие сотрудники, которые раньше никогда этим не занимались. Поэтому, невзирая на рассказы о сокращении штата, на самом деле, он наоборот начинает расти. Причем, не только в ИТ, но и в остальных службах.
4. Вопросами возможностей ИТ инфраструктуры заниматься не нужно

Бывает так, что мы ставим ERP и начинаем наблюдать, что она открывается по 2 часа, а документы формируются по полдня.
Если это типовая недоработанная ERP-коробка, и никто не вносил изменения в код, то чаще всего это проблема железа. Дело в том, что требования ERP-системы к ИТ-инфраструктуре совершенно другого уровня, нежели требования «1С:Бухгалтерии». Более того, если инфраструктура распределенная, т. е. люди подключаются из других городов, то требования опять возрастают. В таком случае необходимо проводить аудит, тестирование, возможно даже перепроектирование. Но чаще всего этим заниматься никто не хочет, поэтому и возникают проблемы со скоростью работы.

5. ERP-система напрямую влияет на экономические показатели

Бытует утверждение: «Просто внедрите ERP-систему и снизите запасы, еще много чего снизите и повысите продажи». К сожалению, это не так, потому что ERP-система предоставляет данные для принятия управленческих решений не на основе интуиции. Т. е. все зависит от менеджеров, а не от внедренца или команды внедрения. Если менеджеры не будут использовать данные, то чтобы вы ни создали, как бы хорошо это ни работало, на экономические показатели это никак не повлияет. То есть, если при принятии управленческих решений не применяется Data driven management, то на экономические показатели ERP-система никак не повлияет.
6. Не нужно ничего проектировать, достаточно поставить, немного настроить и чуть-чуть обучить сотрудников

Коробка 1С: ERP — это не что иное, как стройматериалы. Допустим, у вас стройплощадка и вам завезли стройматериалы. Нужно ли что-то проектировать? Нужно ли иметь архитектурный план, нанимать команду, строить, ремонтировать? Конечно! Нам нужен целый отдел сотрудников, которые будут этим заниматься. Возникает иллюзия, что мы зайдём и будем работать. Это не так, ведь информационная система должна внедряться, проходить этапы анализа бизнес-процессов компании, структуры компании, и формирование функциональных и нефункциональных требований, и ограничений, и т. д. Только тогда она начнёт приносить пользу.

7. Интеграция ERP-системы в ИТ архитектуру компании произойдёт сама собой. Никаких проблем не возникнет

Помимо ERP-системы у вас может быть еще десяток других систем, которые вам предоставляют вендоры, торговые площадки, интернет-магазин и т. д. Чтобы грамотно заинтегрировать ERP-систему, придется проектировать, программировать и тестировать.

8. Не важно, организовано ли в компании качественное корпоративное управление или же решения принимаются на основе интуиции

Если корпоративного управления в компании нет, то его придется выстраивать в процессе внедрения.
9. Какая в компании корпоративная культура — не имеет значения

Пожалуй, для любой командной работы важна лояльная корпоративная культура. И работа по внедрению ERP — не исключение. В условиях, когда компания старается быть рядом, сотрудники друг друга поддерживают, подбадривают — взаимодействия будут протекать на другом уровне и, соответственно, будет достигнут более качественный и быстрый результат.

Откуда родом все эти мифы? Можно с уверенностью сказать, что все они идут из позиционирования продукта и организации процесса продаж. К сожалению, 1С: ERP очень часто продается так, будто ничего кроме покупки лицензии не важно. Все мифы, описанные выше, основаны как раза на тех «не важно», которые всплывают в процессе внедрения и заметно усложняют жизнь компании.
Особенности внедрения 1С:ЕРП на производственном предприятии
Чтобы проект внедрения увенчался успехом, нужно понимать основные принципы и особенности внедрения:

• Не только мы имеем требования к системе, но и она к нам!

В 1С:ERP заложена модель, которая подчинена определенной логике. Эту модель можно настроить, конфигурировать, однако не стоит забывать, что изменить ее инструменты мы не можем. ERP-систему можно сравнить с лего, которое состоит только из квадратных элементов, там нет ни кругов, ни треугольных фигур. И в соответствии с этим, система может жить только в разрезе вариантов А, Б, В, но вариант С, который вы пытаетесь ей навязать реализовать не может. Здесь возникают функциональные разрывы и связанное с этим удивление: «Почему система не понимает, как нам надо?!»

• Перед началом внедрения необходимо формализовать, что мы ждём от внедрения.

Довольно часто на проекте отсутствует подписанный документ о том, что внедряется. «Мы внедряем, чтобы внедрить» — такая формулировка не подходит проекту стоимостью в несколько десятков миллионов.

• Необходимо иметь формализованную и работающую бизнес-архитектуру компании.

Под бизнес-архитектурой мы понимаем в первую очередь бизнес-процессы, бизнес роли и принципы взаимодействия на уровне компаний.
Как понять, есть ли работающая бизнес-архитектура в вашей компании? Просто задайте один и тот же вопрос (например, «Как работает процесс закупок?») пяти руководителям разных отделов. Если каждый из них расскажет что-то свое или даже сотрудники одного отдела закупок говорят разное, то у вас нет такой архитектуры. Её сначала нужно формализовать.
• Необходимо иметь команду проекта!

Зачастую, покупая коробку ERP, компании пытаются внедрить ее силами одного-двух сотрудников, что не представляется возможным, хотя бы по той причине, что в основном роль таких сотрудников выполняют сисадмины, у которых, помимо ERP, есть каждодневные рабочие обязанности.

• Необходимо подготовить ИТ-инфраструктуру, возможно придётся пересматривать технологическую архитектуру.

Если этого не сделать, то в будущем возможны проблемы производительности, доступности. Даже при корректной настройке из-за слабой ИТ-инфраструктуры, например, отчет может формироваться несколько часов, что никого, естественно, не порадует.

• Необходимо осуществить тщательную подготовку к переходу. Она может занимать до 30% времени проекта.

Прежде чем отключать старую систему, необходимо смоделировать процессы, обучить людей, создать дорожную карту. Спешка и пренебрежение данным правилом грозит серьезными последствиями для компании.

• Необходимо не пытаться сразу внедрить весь функционал, пользоваться критическим путём.

Это значит, что ERP необходимо внедрять итерационным путем. Сначала минимальный функционал, потом постепенного его развивать, не смотря на то, что пользователи зачастую требуют все и сразу.
Проблемы при внедрении
Процесс внедрения ERP-системы управления — сложный процесс, который зачастую сопровождается большим количеством проблем. Рассмотрим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться на проектах внедрения ERP-систем.
Итоги провального внедрения

Если мы следуем мифам, не соблюдаем принципы и не реализуем проект согласно правилам, то, вероятнее всего, нас ждет провал. Представленные ниже пункты свидетельствуют как раз о том, что проект по внедрению ERP оказался провальным.

  1. Значительно выросли затраты на работу с ИС (рост количества документов, рост штата)
  2. Потребовались дополнительные затраты на оборудование
  3. Усложнились процессы компании (при внедрении дополнительных смежных систем, например, Битрикс24, документооборот, любой запрос идет через систему, уже нельзя «просто позвонить»)
  4. Отчётами практически не пользуются (либо данные в них некорректны, т. е. полнота и качество нарушены, за внесение никто не отвечает)
  5. Бухгалтерия очень недовольна регламентированным учётом в 1С: ERP (т.к. он гораздо сложнее, чем в «1С:Бухгалтерия»)
  6. ИТ-команда разрослась и стала больше инженерной группы по ФОТ (фонду оплаты труда)
  7. Экономический эффект невозможно разглядеть даже в микроскоп (компания несет убытки, положительного результата нет)
Цели внедрения 1С:ERP и любой
другой ERP-системы
Целью проекта внедрения любой ERP-системы является переход на новую автоматизированную систему следующего поколения, которая позволяет:

1. снизить затраты,
2. повысить доходы,
3. уменьшить риски (сумму или/и вероятность).

Если предположить, что внедрение оказалось провальным, то каких целей мы достигли? Никаких. Все наоборот: затраты выросли, менеджеры не успевают обзванивать клиентов и продажи упали; возникло много новых рисков.

Нередко по итогам такого проекта мы получаем плачевный результат: доверие к новым технологиям подорвано, следующие попытки (если они вообще будут) будет значительно сложнее осуществить.
Предлагаемые решения
Во избежание развития катастрофического сценария при внедрении ERP-системы, необходимо:

1. Использовать сознанный подход к внедрению ERP-системы: осмыслить мифы, понимать предстоящие проблемы.
2. Использовать методологии управления корпоративной архитектурой TOGAF. Существует международный стандарт о том, как качественно выстроить архитектуру компании, т. е. совокупность компонентов и связей между ними, и как управлять изменениями как внутри компонентов, так и связями между компонентами. Подробнее о нем я рассказывал на конференции SYSTEMSxDESIGN (доклад можно приобрести в записи, см. п3).
3. Использовать реалистичный план по оценке экономической эффективности от внедрения ИС. Всегда привлекайте финансовые службы! Вы можете сделать предварительную оценку, но всегда завизируйте ее у финансового директора компании или главного бухгалтера.
4. Быть готовым к изменению корпоративной культуры и принципов корпоративного управления. Необходимо налаживать взаимодействия между людьми.
5. Иметь понимание структуры затрат на внедрение ИС. В структуру бюджета входит: закупка лицензии, внедрение, сопровождение, расширение затрат на эксплуатацию, доплаты текущим сотрудникам, оборудование, доп. лицензии и т. д.
Внедрение ERP-систем — это сложный и долгий процесс. Но, если принимать во внимание эти сложности, учитывать накопленный опыт, постоянно развиваться, то впереди ждут интересные проекты, которые обернутся заказчику повышением качества управления предприятием, а исполнителю — новым положительным опытом!
Вопросы
Вопрос:
Имеет ли смысл разрабатывать самодельную ERP систему?
Ответ:
На данный момент — нет, так как уникализация бизнес-процессов ведет к возрастанию стоимости владения ИТ-инфраструктурой. Даже если она будет разработана на платформе 1С.

Вместо того, чтобы унифицировать свои бизнес-процессы, вы будите постоянно позволять принципам корпоративного управления становиться уникальными, крайне изменчивыми, плохо управляемыми. Цифровая И Т в настоящее время имеет неразрывную связь с корпоративным управлением, поэтому все возникающие в топ-менеджменте ошибки, будут приходить в ИТ, а ИТ, в свою очередь, будет вынужденно под них подстраиваться. Если вы не крупная корпорация, то однозначно нет — это огромные деньги.
Вопрос:
Как оценить профит от будущей доработки?
Ответ:
Берем доработку и изучаем: как она снижает затраты, как повышает доходы, либо как она снижает риски. Если доработка не делает ничего из вышесказанного, то профита не существует. Чтобы грамотно рассчитать снижение затрат и повышения доходов, необходимо всегда привлекать финансовую службу.
Вопрос:
Какие специалисты нужны для грамотного внедрения ERP-системы?
Ответ:
Для грамотного внедрения ERP-системы необходимы: руководитель проекта, архитектор (желательно и корпоративный, и solution), методолог, аналитики, консультанты, программисты (в том числе и на аутсорсе), администраторы, а также эксперт по технологическим вопросам — специалист, который занимается вопросами проблем производительности и доступности, которые возникают даже в типовых системах.
Вопрос:
Фонд адекватного внедрения?
Ответ:
В среднем 2−3 млн в месяц, но все зависит от отдельно взятой компании.
Вопрос:
Сколько времени занимает внедрение?
Ответ:
Это зависит от огромного количества факторов. Если предположить, что с корпоративной культурой все нормально, с командой — тоже, деньги выделены в нужном объеме, то критический цикл до закрытия периодов займет 9−12 месяцев и цикл развития еще 9−12 месяцев.
Выполнить все это быстрее без потери качества не представляется возможным.
Вопрос:
Как правильно выбрать ERP-систему?
Ответ:
Сформулируйте свои функциональные, нефункциональные требования и ограничения.
Проведите тендер по трем ERP-системам и определите лучшее ценовое предложение. Где-то будут функциональные разрывы, которые нужно будет доработать. Необходимо будет оценить насколько проще их доработать, нежели менять процессы в компании и сколько это будет стоить.
Александр Кварцхава
Директор по управлению IT и корпоративной архитектурой
Менеджер, корпоративный архитектор, архитектор 1С, 10 лет в IT.

Эксперт по конфигурации 1С ERP и смежным решениям.

Прошёл путь от линейного аналитика до корпоративного архитектора и IT директора.